CONDITIONS GENERALES D’ABONNEMENT AUX SERVICES – PLATEFORME SAAS DOSSIER DE SOINS

Les présentes CONDITIONS GENERALES D’ABONNEMENT ET DE SERVICES – PLATEFORME SAAS DOSSIER DE SOINS (ci-après dénommé les « Conditions Générales ») régissent l’utilisation des services du site www.mestransmissions.fr édité par la société EASYLIB, société à responsabilité limité immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 799387451 dont le siège social est situé 33, Avenue Philippe Auguste 75011 Paris. Elles s’appliquent à tous clients infirmiers souhaitant utiliser les services du site www.mestransmissions.fr d’Easylib pour gérer leurs dossiers de soins.

1. Définitions

• 1.1 « Abonnement » signifie la souscription du Client à la formule de Services offerte sur la Plateforme (à savoir un droit d’accès et d’utilisation du Service en mode SaaS ainsi que l’hébergement des Données du Client résultant de cette utilisation, comme décrit dans ces Conditions Générales) fournis par Easylib au Client en vertu des présentes Conditions Générales.
• 1.2 « Anomalie » : tout dysfonctionnement reproductible affectant le bon fonctionnement des Services conformément à sa Documentation, indépendamment d’une faute du Client ou d’une utilisation non-conforme à la Documentation et aux présentes Conditions Générales. Les dysfonctionnements résultant des produits, services ou réseaux qui ne sont pas directement fournis par Easylib ou ses sous-traitants ne relèvent pas de la responsabilité d’Easylib. Les Anomalies peuvent être :
  • (i) Des « Anomalies bloquantes » : Anomalie qui entraîne l’impossibilité d’exécuter l’intégralité des fonctionnalités du Service
  • (ii) Des « Anomalies majeures » : Anomalie qui entraîne l’impossibilité d’exécuter une ou plusieurs fonctionnalités majeures du Service, lorsqu’une solution de contournement ne peut pas être rapidement mise en place.
  • (iii) Des « Anomalies mineures » : Anomalie mineure qui n’est ni bloquante ni majeure.
• 1.3 « Client » désigne la personne morale ou physique agissant pour les besoins de son activité professionnelle et souscrivant aux Services sur la plateforme www.mestransmissions.fr.
• 1.4 « Conditions Générales » désigne les présentes « Conditions Générales d’Abonnement aux Services – Plateforme SAAS Dossier de Soins ».
• 1.5 « Documentation » signifie le manuel d’utilisation standard des Services fourni ou mis à disposition du Client par Easylib sur la Plateforme.
• 1.6 « Données du Client » désigne les informations déposées et traitées par le Client et/ou les Personnes Habilitées du Client sur le Service liées aux dossiers de soins et les données générées par le Service à partir de ces informations, à savoir principalement des comptes rendus médicaux et dossiers de soins. Les Données du Client restent la propriété du Client.
• 1.7 « Données Personnelles » signifie les données à caractère personnel au sens des Lois de Protection des Données Personnelles. Les catégories de Données Personnelles traitées, ainsi que les finalités et caractéristiques de leur traitement, sont décrites en Annexe 2 « Données Personnelles ».
• 1.8 « Lois de Protection des Données Personnelles » désigne la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur, le Règlement européen n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), ainsi que toute règlementation similaire et directives ou recommandations obligatoires de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) qui seraient applicables aux Données Personnelles.
• 1.9 « Maintenance » signifie les prestations visant à la correction par Easylib d’éventuelles Anomalies du Service afin que celui-ci s’exécute conformément à sa Documentation de manière ininterrompue (« Maintenance corrective »), ainsi que les prestations optionnelles d’Easylib permettant l’évolution du Service (« Maintenance évolutive »).
• 1.10 « Mise en Service » (ou set-up) désigne les prestations de mise en service et paramétrage du Service fournies par Easylib au commencement de l’Abonnement. Les prestations de Mise en Service font l’objet de forfaits distincts de l’Abonnement et sont inclues dans les Services.
• 1.11 « Parties » signifie le Client et Easylib, désignés ensembles ou séparément.
• 1.12 « Personne Habilitée » a le sens qui lui est donné à l’article 3.1
• 1.13 « Plateforme » la plateforme www.mestransmissons.fr sur laquelle sont accessibles les Services.
• 1.14 « Prix » signifie le prix tel qu’indiqué à l’article 9. et englobant de manière indifférente le prix de l’Abonnement aux Services (y compris la maintenance et hébergement) et le prix des prestations de Mise en Service.
• 1.15 « Utilisateurs » désigne les médecins autorisés par le Client, à accéder et à utiliser les Services afin que ceux-ci soient destinataires des comptes rendus et dossiers de soins établis par le Client via le Service.
• 1.16 « Services » désigne les services disponibles sur le site www.mestransmissions.fr édité par Easylib et fournis au Client en vertu des présentes Conditions Générales et décrits aux articles 2 et 3 des présentes, à savoir ensemble l’Abonnement et le forfait de Mise en Service choisi.

2. Objet des Services

Les présentes Conditions Générales décrivent les conditions selon lesquelles Easylib accorde au Client le droit d’accéder aux et d’utiliser les Services sur la Plateforme en mode SaaS ainsi que la fourniture des prestations de Mise en Service en contrepartie du paiement du Prix prévu à l’article 9. Les Services permettent au Client l’établissement de comptes rendus médicaux et dossiers de soins ainsi que l’hébergement des Données du Client résultant de cette utilisation via un serveur HDS. Le Service permet également au Client de désigner des Utilisateurs qui peuvent accéder aux Services pour être destinataires des Données du Client.

A ce titre, le Client garantit que lui-même et les Personnes Habilitées sont des infirmiers en droit d’exercer la profession.

3. Souscription aux Services

En souscrivant aux Services sur la Plateforme, le Client accepte de respecter ces Conditions Générales. Le Client sélectionne le Service de son choix parmi les offres proposées sur la Plateforme. A la date des présentes Conditions Générales, le Service se compose d’une formule d’Abonnement ainsi que de deux forfaits de mise en service et d’ouverture du compte client.

3.1 Abonnement

(a) Droits d’utilisation

Au titre de l’Abonnement souscrit par le Client sur la Plateforme, Easylib concède au Client un droit non-exclusif et non-cessible d’accès et d’utilisation des Services pour la durée des Conditions Générales, en échange du Prix. L’Abonnement est valable pour une seule personne physique désignée par le Client. Tout accès et utilisation de la Plateforme par d’autres personnes autorisées par le Client sera soumis au paiement de frais d’Abonnement par personne autorisée supplémentaire dans les conditions prévues à l’article 9 (mais ne sera pas soumis à frais de dossier ni frais de set-up supplémentaire), ci-après les « Personnes Habilitées ». Le Client reste seul responsable du paiement du Prix pour l’ensemble des personnes autorisées par lui à accéder et utiliser le Service.

Le Client peut ensuite désigner via les Services les Utilisateurs autorisés à accéder aux Données du Client via les Services.

Ce droit d’utilisation s’effectue par accès distant et uniquement aux fins d’utilisation interne du Client et à l’exclusion de toute autre finalité. Ainsi, est-il notamment interdit au Client de :

• i. utiliser, copier, modifier, louer, céder à bail, sous-louer, céder sous licence, transférer, autoriser l’accès d’un tiers (sauf Personnes Habilitées) à un quelconque élément du Service, sauf si cela est expressément autorisé en vertu des présentes Conditions Générales ;
• ii. modifier le Service ou créer une œuvre dérivée du Service ;
• iii. procéder à une opération d’ingénierie inverse du Service sauf dans les cas autorisés par la loi. A ce titre, avant d’exercer ce droit, le Client devra demander à Easylib les informations nécessaires pour assurer l’interopérabilité avec d’autres Services et le Client ne pourra alors exercer ce droit qu’en cas de refus ou absence de réponse d’Easylib dans un délai raisonnable, et sous réserve que ces informations ne soient pas utilisées par le Client pour fournir des services à des tiers. La décompilation du Service à toutes autres fins étant formellement interdite ;
• iv. accéder de manière non-autorisée au Service ou à ses systèmes ou réseaux associés (par exemple, en usurpant l’identité d’un autre utilisateur du Service ou en fournissant de fausses informations concernant son identité) ;
• v. perturber ou interrompre l’exécution du Service ou le traitement des données contenues dans celui-ci (par exemple, au moyen d’essais comparatifs ou de tests de pénétration non-autorisés) ;
• vi. diffuser ou stocker du contenu contrefaisant, obscène, menaçant, diffamatoire, illicite via le Service, ou
• vii. diffuser ou stocker du contenu contenant des virus, vers, chevaux de Troie ou autres codes, fichiers, scripts, agents ou programmes informatiques malveillants ou nuisibles via le Service.

Il est expressément convenu que le Client s’interdit de corriger par lui-même toute Anomalie quelle qu’elle soit, Easylib se réservant seul ce droit.

Ce droit d’utilisation cesse automatiquement à la fin des Conditions Générales ou à sa résiliation pour quelque cause que ce soit.

Il est entendu entre les Parties que le Service, la Documentation et toutes autres informations remises par Easylib au Client sont et restent la propriété exclusive d’Easylib.

(b) Maintenance corrective

Au titre de l’Abonnement, Easylib fournira des prestations de Maintenance corrective.

(c) Disponibilité du Service

Pendant la Durée des Conditions Générales, Easylib déploiera des efforts commerciaux raisonnables pour maintenir la disponibilité du Service, conformément à l’annexe 1 (SLA).

3.2 Mise en Service (set-up)

En plus de son adhésion à la formule d’Abonnement, le Client sélectionne, au moment de la souscription aux Services, un forfait de Mise en Service ainsi que le nombre de Personnes Habilitées.

A compter de la Souscription aux Services, Easylib communiquera au Client ses codes d’accès et identifiant pour se connecter aux Services. Les codes d’accès et les identifiants sont personnels à chaque Personne Habilitée. Easylib procèdera aux prestations de Mise en Service afin que le Client puisse prendre en main et utiliser les Services.

Suivant le forfait choisi, les prestations de Mise en Service se compose notamment :

• i. Mise en service simple: mise à disposition du compte Client sans personnalisation.
• ii. Mise en service cabinet (plusieurs utilisateurs): Intégration du logo, couleurs et cadres du client dans les éditions.

4. Obligations d’Easylib

4.1 Information du Client

Les fonctionnalités standards du Service et de son utilisation dans la Documentation sont décrites sur la Plateforme. Le Client reconnait qu’il a eu connaissance complète des fonctionnalités du Service et que lesdites fonctionnalités sont adaptées à ses besoins.

4.2 Exécution dans les règles de l’art

Easylib s’engage à fournir les Services conformément aux règles de l’art et de manière à ce que ceux-ci soient conformes aux obligations légales et règlementaires en vigueur. Easylib s’engage également à assurer le fonctionnement des Services conformément aux SLA en annexe. Nonobstant ce qui précède, Easylib se réserve le droit de procéder à des interruptions d’accès aux Services pour les besoins d’opérations techniques ou de maintenance. Easylib s’engage, dans la mesure du possible, à effectuer lesdites opérations avant 10H et après 18H.

4.3 Hébergement des Données du Client chez un hébergeur certifié (HDS)

Easylib s’engage pendant toute la durée des Conditions Générales à ce que les Données du Client déposées et traitées par le Client via le Service soient hébergées chez un hébergeur de données titulaire d’un certificat de conformité conformément à l’article L-1111-8 du Code de la Santé publique (l’Hébergeur Certifié).

Easylib s’engage à ne pas accéder directement à ces Données du Client.

De manière générale, Easylib veillera au bon fonctionnement et à la sécurité de l’infrastructure nécessaire à l’hébergement du Service.

5. Obligations du client

5.1 Collaboration

Le Client reconnait que le Service est un service standard. Le Client s’engage à informer par écrit précisément Easylib de ses besoins spécifiques ou de toute information nécessaire à l’exécution des Services, sans obligation pour Easylib de satisfaire à ces demandes spécifiques. Le Client s’engage à informer sans délai Easylib de tout évènement susceptible d’affecter le bon déroulement des Conditions Générales.

Le Client s’engage à envoyer à Easylib au moment de la souscription et avant le début des opérations de Mise en Service toutes les informations relatives à la création de son espace sur la Plateforme. Le Client garantit l’exactitude des informations ainsi transmises et reconnait que EASYLIB ne procède pas au contrôle ou à la vérification de telles informations. Toute demande de modification ultérieure une fois les opérations de Mise en Service achevée fera l’objet de facturation supplémentaire.

5.2 Conformité à la Documentation

Le Client s’engage également à ne pas entraver ou perturber le fonctionnement du Service et à se conformer aux conditions requises, à la Documentation, aux procédures et aux règles générales qui lui sont communiquées par Easylib pour le bon fonctionnement du Service et la bonne exécution des Services.

5.3 Respect des Conditions Générales par les Personnes Habilitées

Le Client se porte garant du respect par les Personnes Habilitées des présentes Conditions Générales et reste pleinement responsable de l’utilisation par ces dernières des Services.

6. Durée

Ces Conditions Générales prennent effet à compter de leur acceptation sur le site www.mestransmissions.fr et restent en vigueur pour une durée initiale de 1 (un) an (la « période initiale »). Les Conditions Générales se renouvelleront automatiquement à l’issue de la période initiale par tacite reconduction pour des périodes de 1 (un) an, sauf résiliation ou dénonciation par le Client ou Easylib dans les conditions prévues à l’article 7.. La période initiale et les périodes de reconduction sont appelées ensemble la « Durée ».

7. Résiliation

• 7.1 Chacune des Parties peut résilier les Conditions Générales par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis d’au moins 3 mois (trois mois), précédant la date d’expiration de la période initiale ou précédent la date d’anniversaire annuelle des Conditions Générales à l’issue de la période initiale.
• 7.2 Chacune des Parties peut résilier par anticipation ces Conditions Générales, sans qu’il soit besoin de former une demande en justice, en cas d’inexécution de ses obligations essentielles par l’autre Partie 30 jours (trente jours) après mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception et demeurée sans effet.
• 7.3 Easylib pourra résilier les Conditions Générales de plein droit et/ou suspendre l’accès des Utilisateurs au Service, sans qu’il soit besoin de former une demande en justice, dans le cas où le Client ne paierait pas les Prix, suite à l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse dans un délai de 10 jours (dix jours) calendaires suivant sa réception par le Client.
• 7.4 En cas de résiliation anticipée aux torts du Client, toutes les sommes payées par ce dernier resteront définitivement acquises à EASYLIB et les redevances ou sommes à échoir jusqu’au terme des Conditions Générales seront immédiatement exigibles et devront être réglées par le Client dans les 15 jours (quinze jours) de la date effective de la résiliation.

8. Données du Client

• 8.1 Le Client s’engage, en particulier, à ne traiter, diffuser, télécharger, ou transmettre par l’intermédiaire du Service hébergé que des informations et données dont l’exploitation ne viole aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle ni tout autre droit privatif, ou ne constitue pas la commission d’une infraction pénale.
• 8.2 Interopérabilité des données. Le Client peut assurer l’interopérabilité avec des Services tiers des Données du Client en formulant une demande par écrit auprès d’Easylib, qui fournira alors les informations techniques nécessaires si elles sont en sa possession. Ces prestations pourront donner lieu à facturation supplémentaire, sur devis.
• 8.3 Portabilité des Données du Client. Easylib garantit la portabilité des Données du Client dans un format structuré et couramment utilisé (fichier au format texte ASCII ou table au format SQL) dans un délai raisonnable suivant la résiliation des Conditions Générales. Toute prestation supplémentaire d’assistance relative au transfert des Données du Client sera facturée par Easylib en sus des Services, sur devis préalable. Le Client reconnait que toute Personne Habilitée du Client peut demander la récupération des Données du Client, sans distinction ni séparation des Données du Client entre les Personnes Habilitées.
• 8.4 Sauvegarde et conservation des Données du Client et réversibilité. Easylib s’engage à assurer un service de sauvegarde des Données du Client pendant la Durée des Conditions Générales et à exécuter régulièrement des tests de restauration. Les Données du Client seront hébergées chez un Hébergeur Certifié.

En cas de résiliation anticipée ou de survenance du terme des Conditions Générales, Easylib s’engage à détruire dans les meilleurs délais les Données du Client ainsi que leurs copies de sauvegarde. Cette destruction définitive, sans recours à une possibilité de restauration, est réalisée avec des outils garantissant l’irréversibilité de l’opération de suppression des données.

9. Prix et modalités de paiement

9.1 Prix et révision du prix

(a) Prix des Services

Selon les tarifs indiqués sur la Plateforme au moment de la souscription, le Prix des Services est composé :

• i. du prix de l’Abonnement mensuel à la formule (ce prix est dû pour chaque Personne Habilitée) ; et
• ii. du prix du forfait de Mise en Service choisi.

Tous les prix sont exprimés en Euros hors taxes.

Le Prix de la Mise en Service est payable immédiatement à compter de la souscription en ligne.

Le prix de l’Abonnement applicable à chaque Personne Habilitée est dû par le Client dès la souscription en ligne et sera facturé d’avance en début de chaque mois par Easylib au Client (et prélevé au même moment sur le compte du Client par prélèvement bancaire automatique après que le Client ait complété l’autorisation de prélèvement).

Une fois la Mise en Service achevée, toute demande de modification supplémentaire par le Client fera l’objet d’une facturation additionnelle par Easylib.

(b) Révision des Prix

Les Parties conviennent que tous les Prix indiqués dans Les présentes Conditions Générales feront l’objet d’une révision annuelle de plein droit et sans formalité, à la date anniversaire de la conclusion des Conditions Générales selon la variation de l’indice SYNTEC ou d’un autre indice approchant en cas d’indisponibilité.

Formule de révision : la formule de révision des prix est la suivante : P = P’ x S / S’ où

• P représente le nouveau prix après révision ;
• P’ représente le prix précédant la révision ;
• S représente l’indice des salaires SYNTEC du mois M-3 précédant la date de révision ;
• S’ représente l’indice des salaires SYNTEC du mois M-3 précédant la date de dernière révision (ou la date de signature des Conditions Générales pour la première révision).

Il est ici expressément convenu entre les Parties que si P était inférieur à P’ selon calcul de la formule, P’ continuerait de s’appliquer.

9.2 Facturation

Tous les Prix font l’objet d’un prélèvement sur le compte renseigné par le Client au moment de la souscription. Les factures sont envoyées sous forme dématérialisée au Client (par email).

En cas de non-paiement à l’échéance d’une mensualité non-contestée de bonne foi, Easylib pourra appliquer automatiquement des pénalités pour retard de paiement au taux de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal.

En outre, le Client en situation de retard de paiement devra s’acquitter de plein droit, outre des pénalités de retard, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros (quarante euros). Si les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, Easylib pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

10 Garantie d’éviction

• 10.1 Easylib garantit qu’il détient ou dispose des autorisations et droits nécessaires sur tous les droits de propriété intellectuelle objets des Conditions Générales, notamment sur les Services et la Documentation (ci-après la « Garantie »).
• 10.2 Au titre de cette Garantie, Easylib devra défendre et indemniser le Client contre toutes réclamations ou actions judiciaires de tiers qui soutiendraient que les Services ou la Documentation fournis par Easylib constitueraient une contrefaçon de ses droits d’auteur (ensemble, une « Réclamation »). A cet effet, Easylib s’engage :
  • i. à assurer à ses frais la défense du Client contre toute Réclamation ; et
  • ii. à payer l’ensemble des dommages et intérêts qui pourraient dans le cas d’une décision de justice définitive être finalement mis à la charge du Client.
• 10.3 Le Client devra informer Easylib par écrit dès qu’il aura connaissance d’une telle Réclamation et laisser le contrôle exclusif de la défense au Fournisseur, à ses propres frais. Le Client aura également le droit de participer, à ses frais, à cette défense et devra coopérer de bonne foi avec Easylib pour cette défense.
• 10.4 La garantie prévue à l’article 10.2 ne sera pas applicable si les Réclamations sont causées par :
  • i. une mauvaise utilisation, une modification ou une adaptation du Service par le Client ;
  • ii. le défaut de mise en œuvre par le Client des corrections ou des améliorations du Service mis gratuitement à sa disposition par Easylib ;
  • iii. l’utilisation, la commercialisation ou la mise à disposition du Service au bénéfice d’un tiers ;
  • iv. des informations, des instructions, des spécifications ou des matériels fournis par le Client ou un tiers à la demande du Client.

En cas de Réclamation suspectée ou confirmée, Easylib s’engage à ses frais selon son choix discrétionnaire et dans des délais commercialement raisonnables soit :

• i. à obtenir pour le Client le droit de poursuivre l’utilisation du Service et de la Documentation ; ou
• ii. à remplacer ou modifier les éléments litigieux par des éléments présentant des fonctionnalités substantiellement équivalentes ne constituant pas une atteinte à un droit d’un tiers ;
• Si aucune des options ci-dessus n’est possible à des conditions commerciales raisonnables, selon le choix discrétionnaire d’Easylib, Easylib pourra exiger que le Client retourne ou cesse l’utilisation de la partie contrefaisante du Service.

Les garanties données dans le cadre du présent article sont exclusives de tout autre recours et garantie.

11. Responsabilité

• 11.1 En cas de manquement d’Easylib à ses obligations contractuelles, la responsabilité cumulée et agrégée d’Easylib, pour tous faits générateurs de responsabilité confondus, par année contractuelle, ne pourra excéder les Prix payés par le Client au cours des 12 derniers mois précédant le dernier fait générateur de responsabilité.
• 11.2 Easylib ne pourra être tenu pour responsable des pertes d’exploitation, pertes de Données du Client, de données ou toutes autres pertes financières résultant de l’utilisation des Services, même si Easylib a été prévenu de l’éventualité de tels dommages. En tout état de cause, la responsabilité d’Easylib est limitée à la réparation des dommages directs du Client, à l’exclusion de tout préjudice indirect, matériel ou immatériel.
• 11.3 Les parties conviennent expressément que Easylib ne pourra être tenu responsable des interruptions de Services ou des dommages liés :
  • i. à un cas de force majeure ou à une décision des autorités ;
  • ii. à une interruption de la fourniture de l’électricité ou des lignes de transmissions due aux opérateurs publics ou privés ;
  • iii. à une utilisation anormale ou frauduleuse par le Client ou des tiers nécessitant l’arrêt des Services pour des raisons de sécurité ;
  • iv. à un dysfonctionnement du matériel du Client ou des accès au réseau Internet du Client ou à une mauvaise utilisation des Services par le Client ;
  • v. à la nature et au contenu des informations et données créées et/ou communiquées par le Client. Plus généralement, Easylib ne peut en aucun cas être responsable à raison des données, informations, résultats ou analyses provenant d’un tiers, transmises ou reçues au travers de l’utilisation du Service ;
  • vi. aux solutions de tiers sur lesquels s’appuient le Service, le cas échéant ; et
  • vii. à un retard dans l’acheminement des informations et données, lorsque Easylib n’est pas à l’origine de ce retard, notamment en cas de retard ou d’interruption du Service dû à l’Hébergeur Certifié.

12. Données personnelles

Les Parties s’engagent à respecter les stipulations de l’annexe 2 concernant les traitements de données personnelles.

13. Confidentialité

Chaque Partie s’engage à considérer comme strictement confidentielles, toutes les informations qui lui seront communiquées comme telles par l’autre Partie, dans le cadre de l’exécution des présentes Conditions Générales. Chaque Partie s’interdit, en conséquence, de divulguer, pendant toute la durée des présentes Conditions Générales, pour quelque cause que ce soit, lesdites informations, sous quelque forme, à quelque titre et à quelque personne que ce soit.

Les obligations imposées aux Parties par le présent article ne s’appliquent toutefois pas aux informations :

• i. dont la Partie réceptrice peut prouver qu’elles étaient connues d’elle antérieurement à la date de leur communication ;
• ii. qui étaient publiquement connues à la date de leur communication ; ou
• iii. qui, après communication, deviendraient accessibles au public par publication ou tout autre moyen, sauf si ce fait résulte d’une faute ou d’une négligence de la part de la Partie réceptrice.

Chaque Partie s’engage à ne laisser accès aux informations confidentielles qu’à ceux de ses dirigeants, employés, mandataires, conseils ou sous-traitants devant y avoir accès pour la bonne exécution des Conditions Générales et sous réserve du respect par ceux-ci de la présente obligation de confidentialité.

Les présentes obligations de confidentialité imposées aux Parties resteront en vigueur pendant une durée de trois (3) ans à compter de la fin des présentes Conditions Générales et ce, pour quelque cause que ce soit.

14. PERSONNEL ET REGLEMENTATION SOCIALE

• 14.1 En cas d’intervention de personnels d’Easylib sur les sites ou locaux du Client, Easylib conservera les pouvoirs de direction, de surveillance et de contrôle sur les préposés qu’il aura affectés à la réalisation des Services et Prestations. Easylib déclare être en règle au regard de la législation sociale et s’engage notamment à appliquer à son personnel l’ensemble des dispositions des articles L. 8221-1 et suivants du Code du travail sur le travail dissimulé, ainsi que les dispositions des articles L. 5221-1 et suivants du Code du travail sur l’emploi de travailleurs étrangers. Easylib atteste être à jour de ses paiements et déclarations relatifs à ses obligations fiscales et sociales. Tout personnel d’Easylib ou tout personnel extérieur intervenant pour le compte d’Easylib appelé à travailler sur le(s) site(s) du Client devra se conformer au règlement intérieur et aux règles d’hygiène et de sécurité (informatique ou non) en vigueur sur les sites du Client et notamment porter le badge remis par le Client, le cas échéant. Le Client s’engage à communiquer ces règles à l’avance à Easylib.
• 14.2 Easylib devra, en application de l’article D. 8222-5 du Code du travail, sur demande du Client, communiquer au Client, au jour de la conclusion des présentes Conditions Générales Cadre et tous les six (6) mois jusqu’à la fin des Conditions Générales, les documents suivants :
  • i. L’attestation de fourniture de déclarations sociales datant de moins de six (6) mois émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations sociales incombant au cocontractant ;
  • ii. Une attestation sur l’honneur du dépôt auprès de l’administration fiscale, à la date de l’attestation, de l’ensemble des déclarations fiscales obligatoires ; et
  • iii. Un extrait d’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés.
• 14.3 Par ailleurs, Easylib certifie que les Services sont réalisés avec des salariés employés régulièrement, notamment au regard des articles R. 1221-14 et s. (déclaration des salariés auprès de l’organisme de protection sociale), R. 3242-6 (établissement de bulletins de paie), et L. 3132-3 (repos dominical) du Code du travail.

15. Force Majeure

15.1 En cas de survenance d’un évènement de force majeure tel que défini par l’article 1218 du Code civil et par la jurisprudence des tribunaux français empêchant l’une des Parties de remplir ses obligations au titre des Conditions Générales, les obligations des Parties seront suspendues le temps de cet évènement.

15.2 En cas de persistance de l’évènement de force majeure pendant plus de trois (3) mois consécutifs empêchant la fourniture des Services, Les présentes Conditions Générales peuvent être résiliées, par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec accusé de réception, sans mise en demeure préalable ni indemnités ou responsabilité de part ni d’autre.

16. Assurances

Easylib est tenu de souscrire à ses frais et de maintenir, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable, les polices d’assurances garantissant, pour un montant suffisant, les conséquences pécuniaires de la responsabilité civile qu’il est susceptible d’engager pour tous dommages corporels, matériels et/ou immatériels, consécutifs ou non au titre des Conditions Générales. Cette police d’assurance comprendra notamment une garantie responsabilité civile professionnelle.

17. Référence commerciale

Le Client autorise Easylib à le mentionner comme étant l’un de ses Clients et à reproduire à ce titre son logo et sa marque, sur tout document promotionnel ou publicitaire relatif à l’activité d’Easylib, ainsi que sur son site internet.

18. Sous-Traitance

Il est entendu que Easylib peut sous sa responsabilité avoir recours à des conseils et prestataires extérieurs pour exécuter une partie des obligations à sa charge au titre des présentes Conditions Générales et reste pleinement responsable de ceux-ci.

19. Cession

Les présentes Conditions Générales sont conclues intuitu personae. Elles ne peuvent donc pas être, à titre onéreux ou gratuit, cédées, transférées, déléguées ou apportées sous quelque forme que ce soit, ni faire l’objet d’une sous-licence.

Nonobstant ce qui précède, chaque Partie peut céder les présentes Conditions Générales avec tous les droits et obligations énoncés aux présentes, sans le consentement de l’autre Partie, dans le cadre d’une fusion, acquisition, réorganisation de l’entreprise, ou vente de la totalité ou quasi-totalité de ses actifs liés aux présentes Conditions Générales n’impliquant pas un concurrent direct de l’autre Partie.

20. Non concurrence

Le Client s’engage à ne pas développer ou commercialiser de services similaires au Service objet des Conditions Générales ou des produits susceptibles de concurrencer Easylib.

21. Modification de ces Conditions Générales

Easylib se réserve le droit de modifier ces Conditions Générales à tout moment. Easylib informera le Client par écrit au moins trois (3) mois avant l’entrée en vigueur des nouvelles versions des Conditions Générales. En cas de refus du Client des nouvelles Conditions Générales, le Client pourra résilier de plein et sans frais les services. Le Client devra notifier par écrit par lettre recommandée avec accusé-réception Easylib avant la date d’entrée en vigueur des nouvelles Conditions Générales (le cachet de la poste faisant foi). Passé l’entrée en vigueur de la nouvelle version, le Client sera réputé avoir accepté sans réserve la nouvelle version des Conditions Générales qui remplacera la précédente.

22. Stipulations générales

• 22.1 Interprétation. En cas de difficulté d’interprétation entre l’un quelconque des titres figurant en tête des clauses, et l’une quelconque des clauses, les titres seront déclarés inexistants.
• 22.2 Notification. Lorsqu’aucune procédure de notification particulière n’est prévue aux Conditions Générales, les notifications se feront entre les Parties par email, aux adresses email communiquées par les Parties.
• 22.3 Validité. Au cas où l’une quelconque des clauses des Conditions Générales serait déclarée nulle ou inapplicable par quelque juridiction que ce soit et ce par une décision définitive, cette clause sera supprimée sans qu’il en résulte la nullité de l’ensemble des Conditions Générales dont toutes les clauses demeureront pleinement en vigueur. Toutefois, dans le cas où la nullité ou l’inapplicabilité d’une clause des Conditions Générales affecterait gravement l’équilibre juridique et/ou économique de ces dernières, les Parties conviennent de se rencontrer afin de substituer à ladite clause, une clause valide qui lui soit aussi proche que possible tant sur le plan juridique qu’économique.
• 22.4 Renonciation. Toute renonciation, quelle qu’en soit la durée, à invoquer l’existence ou la violation totale ou partielle d’une quelconque des clauses des Conditions Générales ne peut constituer une modification, une suppression de ladite clause ou une renonciation à invoquer les violations antérieures, concomitantes ou postérieures de la même ou d’autres clauses. Une telle renonciation n’aura d’effet que si elle est exprimée par écrit signée par la personne dûment habilitée à cet effet. Le fait pour une Partie de ne pas se prévaloir d’une violation ou de ne pas agir suite à celle-ci ne pourra constituer une renonciation valable.
• 22.5 Loi applicable et Tribunal compétent. Ces Conditions Générales et tout litige ou réclamation portant sur sa formation, validité, interprétation, exécution ou résiliation sont soumis au droit français.

Tout différend né de l’interprétation ou de l’exécution des présentes Conditions Générales fera l’objet d’une tentative de règlement amiable préalable. Les Parties s’engagent, à cet effet, dans un délai de trente (30) jours calendaires (ce délai pouvant être reconduit expressément entre les parties), à tenter de résoudre préalablement à l’amiable tout différend. La Partie qui souhaiterait mettre en œuvre cette procédure de règlement amiable devra notifier une telle volonté par lettre recommandée avec avis de réception, en laissant un délai de sept (7) jours calendaires à l’autre Partie. Chacune des Parties s’engage à désigner deux personnes de sa société, de niveau « direction générale » dans ledit délai de sept (7) Jours. Ces personnes devront se réunir (y compris via conférence téléphonique ou visio-conférence) à l’initiative de la Partie la plus diligente dans les dix (10) jours calendaires à compter de la réception de la lettre de demande de réunion de conciliation afin de tenter de trouver un accord sur le différend. L’ordre du jour est fixé par la Partie qui prend l’initiative de la conciliation. Les décisions, si elles sont arrêtées d’un commun accord, ont valeur contractuelle. En cas de conciliation, les Parties s’engagent à signer un accord transactionnel confidentiel. Si les Parties ne parviennent pas à un accord, les échanges dans le cadre de la procédure de conciliation demeurent confidentiels et ne peuvent pas être exploités dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’arbitrage.

A DEFAUT DE SOLUTION AMIABLE DANS LES CONDITIONS DEFINIES AU PRESENT ARTICLE, TOUT LITIGE SUSCEPTIBLE DE S’ELEVER ENTRE LES PARTIES A PROPOS DE LA FORMATION, DE L’EXECUTION, DE L’INTERPRETATION OU DE LA RESILIATION DE CES CONDITIONS GÉNÉRALES SERA SOUMIS A LA COMPETENCE EXCLUSIVE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE PARIS.

ANNEXE 1 – SLA

1. Maintenance et assistance

1.1 Assistance

Easylib s’engage à mettre à disposition du Client une assistance relative aux conditions d’accès et à l’utilisation du Service. Celle-ci est disponible les jours ouvrés (samedi, dimanche et jour férié non compris) de 9 à 12 heures et de 14 à 17 heures par email : privacy @ mestransmissions.fr

1.2 Maintenance corrective

Easylib procèdera à des prestations de Maintenance corrective pendant la durée des Conditions Générales. Easylib s’engage à intervenir pour tenter de résoudre les Anomalies dans les délais suivants :

• Anomalie Bloquante : 1 jour ouvré ;
• Anomalie Majeure : 3 jours ouvrés ;
• Anomalie Mineure : dans les meilleurs délais.

Les prestations de Maintenance corrective ne couvrent pas les dysfonctionnements dus à une utilisation de Données du Client invalides ou à une mauvaise utilisation du Service par le Client ou à des causes imputables au Client, entraînant des erreurs de calcul ou des dysfonctionnements, notamment :

• Modifications de l’environnement technique, matériel ou Service ne respectant pas les spécifications fournies par Easylib au Client ;
• Non-respect des consignes figurant dans la Documentation ;
• Modifications apportées au Service par le Client ou par des tiers autres que Easylib, sans l’accord écrit et préalable de ce dernier.

1.3 Maintenance évolutive

Easylib pourra, à sa discrétion, faire évoluer les Services et mettre à disposition du Client les nouvelles versions de ceux-ci. L’accès à de nouvelles versions pourra également donner lieu à ajustement tarifaire du Prix, de l’Abonnement, sur devis préalable.

ANNEXE 2 – DONNEES PERSONNELLES

1. Description des traitements faisant l’objet de la sous-traitance

1.1 Description générale

La finalité des traitements réalisés dans le cadre de ces Conditions Générales est la fourniture des Services (accès au Service en mode SaaS, hébergement des Données du Client chez un Hébergeur Certifié, maintenance du Service).

La nature des opérations réalisées sur les données personnelles par Easylib est la mise à disposition des outils et hébergement, transmission aux Utilisateurs.

Les données personnelles traitées sont les données de santé des patients du Client (nom, prénom, fonction, salaire, conditions familiales, historique de carrière, etc.) pour l’établissement des dossiers de soins.

Les catégories de personnes concernées sont les patients du Client (et des Personnes Habilités).

1.2 Durée des traitements

La durée des Conditions Générales.

2. Obligations en matière de traitement de données personnelles (DPA)

• 2.1 Dispositions générales
• Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter les Lois de protection des Données personnelles.
• Dans le cadre des présentes, Easylib est amené à traiter des Données personnelles conformément à l’article 1 de cette annexe.
  • (a) Easylib intervient en qualité de responsable de traitement pour :
    • (i) la gestion de la relation entre le Client et Easylib (communication d’information concernant les services et événements Easylib, gestion commerciale, facturation, recouvrement, ainsi que toute autre finalité présentant un intérêt légitime pour Easylib) ;
    • (ii) la supervision et le maintien des Services (y compris les mesures de sécurité pour lutter contre la fraude) ; et
    • (iii) respecter la réglementation applicable à Easylib.
  • (b) Le Client est responsable de traitement pour l’ensemble des Données du Client, Easylib intervenant pour sa part exclusivement en qualité de sous-traitant pour les Services fournis au Client.

• 2.2 Obligations d’Easylib en qualité de sous-traitant dans le cadre de la fourniture des Service
• En sa qualité de sous-traitant, Easylib s’engage à :
  • (a) traiter les Données du Client (i.e., des données à caractère personnel) uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance, à savoir la fourniture des Services au Client ;
  • (b) traiter les Données personnelles conformément aux instructions documentées du Client figurant dans ces Conditions Générales. Si Easylib considère qu’une instruction constitue une violation des Lois de Protection des Données personnelles, il en informe immédiatement le Client ;
  • (c) garantir la confidentialité des Données personnelles traitées dans le cadre des Conditions Générales ;
  • (d) veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles en vertu des Conditions Générales :
    • (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ; et
    • (ii) reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des Données personnelles.
  • (e) prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des Données personnelles dès la conception et de protection des Données personnelles par défaut.
• 2.3 Sous-traitance : Le Client accepte que Easylib utilise les services de la société JRDV SAS (dont le siège social est 65 avenue Michelet 93400 St Ouen) afin d’assurer la maintenance de la Plateforme. De plus, Easylib peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, le « sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le Client de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates des Conditions Générales de sous-traitance. Le Client dispose d’un délai maximum d’un (1) mois à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection motivée pendant le délai convenu. En cas d’objection, les Parties devront se rencontrer dans les meilleurs délais pour tenter de trouver une solution alternative. En cas de désaccord persistant, le Client sera en droit de résilier les Conditions Générales de plein droit, immédiatement, sans responsabilité de la part de l’une ou l’autre des Parties, via l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception à Easylib. Le Client dispose de cette faculté dans un délai maximum de trois (3) mois à compter de la réception de la notification initiale d’Easylib l’informant du recours à un sous-traitant ultérieur.
• Il appartient à Easylib de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences des Lois de protection des Données personnelles. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, Easylib demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le(s) sous-traitant(s) ultérieur(s) de ses obligations.
• Les Parties conviennent d’ores et déjà que Easylib a recours à un Hébergeur Certifié pour l’hébergement des Données du Client.
• 2.4 Droit d’information des personnes concernées : Il appartient au Client de fournir les informations légales obligatoires aux personnes concernées par les opérations de traitement dans le cadre des Services.
• 2.5 Exercice des droits des personnes : Dans la mesure du possible, Easylib doit aider le Client à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées exercent auprès d’Easylib des demandes d’exercice de leurs droits, Easylib doit adresser ces demandes dès réception par email afin que le Client y réponde directement.
• 2.6 Notification des violations de données à caractère personnel : Easylib notifie au Client toute violation de Données personnelles (au sens des Lois de Protection des Données Personnelles) dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et en tout état de cause, dans un délai maximum de 48 (quarante-huit) heures après en avoir pris connaissance, par email. Dans la mesure du possible et des informations en la possession d’Easylib, cette notification est accompagnée de toute documentation utile visée à l’article 33 du RGPD afin de permettre au Client, si nécessaire selon le Client, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
• 2.7 Aide dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obligations : Easylib aide le Client pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des Données personnelles, ainsi que pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle, le cas échéant, si cela s’avère nécessaire pour la fourniture des Services.
• 2.8 Mesures de sécurité : Easylib s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des Données personnelles, et notamment, selon le choix d’Easylib :
  • (i) le hachage des mots de passe ;
  • (ii) les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement ;
  • (iii) les moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données personnelles et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ; ou
  • (iv) une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
• 2.9 Sort des Données personnelles : Au terme des présentes, Easylib s’engage à détruire toutes les Données personnelles, traitées pour le compte du Client ou à les lui restituer dans les conditions des articles 8.3 et 8.4.
• 2.10 Registre des catégories d’activités de traitement : Easylib déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients comprenant les informations visées à l’article 30 du RGPD.
• 2.11 Transfert des Données
• Les Parties conviennent que les Données Personnelles du Client resteront situées pendant la durée de ces Conditions Générales au sein de l’Union Européenne. Au cas où EASYLIB souhaiterait transférer les Données Personnelles directement ou indirectement hors de l’Union Européenne ou bien si une sous-traitance envisagée par EASYLIB donnait lieu à des flux transfrontaliers de Données Personnelles hors de l’Union Européenne ou dans un pays n’assurant pas un niveau de protection adéquat au sens des Lois de Protection des Données Personnelles, ce transfert ne pourra intervenir que dans le strict respect des Lois de Protection des Données Personnelles et des finalités définies aux présentes, après accord exprès du Client et, le cas échéant, après obtention des autorisations requises auprès des autorités de contrôles nationales.
• 2.12 Audit : Easylib met à la disposition du Client la documentation nécessaire pour démontrer le respect des obligations figurant à la présente Annexe 2 (Données Personnelles).
• A défaut pour Easylib de fournir au Client une preuve de sa conformité aux stipulations de cette Annexe 2 via les rapports susmentionnées et/ou si le Client estime raisonnablement nécessaire d’effectuer un audit complémentaire conformément à la réglementation, pour pleinement vérifier le respect des obligations d’Easylib à cette Annexe 2, Easylib accepte de se soumettre à un audit effectué par un auditeur indépendant réputé, ne concurrençant pas les activités commerciales d’Easylib, dans la limite d’un audit par an. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par Easylib. Il possède les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité. Les Parties reconnaissent que tous rapports et informations obtenus dans le cadre de cet audit sont des informations confidentielles.
• La date de début de l’audit, la durée et le périmètre de l’audit sont définis d’un commun accord par les Parties avec un préavis minimum de quinze (15) jours ouvrés. L’audit ne peut être effectué que durant les heures d’ouverture d’Easylib et d’une façon qui ne perturbe pas l’activité d’Easylib. L’audit ne comporte pas d’accès à tous systèmes, informations, données non liés aux traitements effectués en vertu de ces Conditions Générales ni d’accès physique aux serveurs sur lesquels est sauvegardée la solution. Les tests de pénétration ne sont pas autorisés.
• Le Client prend à sa charge tous les frais occasionnés par l’audit, incluant de manière non limitative les honoraires de l’auditeur et rembourse au Easylib toutes les dépenses et frais occasionnés par cet audit, y compris le temps consacré à l’audit en fonction du taux horaire moyen du personnel d’Easylib ayant collaboré à l’audit.